关于做好2006级新生档案整理工作的通知 -菠菜平台

华南师范大学学生工作部(处)、人民武装部/菠菜平台的公告2006-09-14 14:26:00来源:华南师范大学评论:0点击:

各院系:

2006级新生档案已由学生本人带往院系,请各院系06级辅导员做好档案的整理工作,在本院系整理完毕后上交学生事务管理科。鉴于档案工作的重要性,请各院系负责同志认真对待,逐项落实。

一、档案整理前期工作:

1做好学生档案编号。编号标准如下:年级院系代码(ab……)三位数字(001002……)如: 文学院代码为a,一年级新生人数为468人,则档案编号为06a00106a468

2919日下午,请06级辅导员领取《华南师范大学学生卡片》模板、《华南师范大学学生登记表》及《华南师范大学学生档案目录表》;

领取地点:石牌校区——行政楼学生事务管理科322

大学城校区­——行政楼学工办学生事务管理科a419

3指导新生填写《大学生登记表》及《档案目录表》的基本信息(该生姓名、性别、院系、专业年级及家庭所在地等),填写完毕后辅导员将其回收,《大学生登记表》放入档案袋归档,《档案目录表》张贴于档案袋背面。

二、新生档案整理流程

时间:9月21—29日,地点:由各院系根据本院系情况决定;

1.把填写好的《大学生登记表》放入档案袋归档;

2.把填写好基本信息的《学生档案目录表》张贴到档案袋背面;

3.根据已编好的档案编号表在《学生档案目录》上登记该生档案编号;

4.对照档案袋里的资料,在档案目录相应项目的“入学时”空格栏中打勾,若无相应内容,在“其他材料”一栏中补充;

5.辅导员在整理档案过程中,可参照《学生卡片》模板的内容,登记学生的基本信息;

6.石牌校区的请将新生团员材料及党员材料抽出,作好登记,整理完后分别上交校团委和校党委组织部;大学城校区的则只抽出党员材料,团员材料不必抽出;

7.在档案目录下方填写入学整理时间,“整理人签名”一项由辅导填写;

8.做好“缺档情况”及“多档情况”的登记;

9.从学生工作处学生事务管理科上下载本通知的execl附表《上交的学生档案编号表》,并填写,检查无误后在本院系档案上交一天以前发至学生事务管理科,大学城校区发至[email protected]

10.档案整理完毕后,按编号捆扎(30份为一捆),清点无误后分别上交各校区学生事务管理科。

三、上交时间、地点

上交时间:9月30日前(上交前请与负责老师联系好时间)

石牌校区:姚老师(85211033)

大学城校区:蔡老师(39310042)

上交地点:石牌校区——行政楼学生事务管理科322房

大学城校区­——大学城行政楼学工办学生事务管理科a419房

四、注意事项

1. 各院系副书记或06级辅导员在整理过程中必须在场。人员方面,可由院系统筹安排非06学生党员若干名协助整理。根据档案管理保密原则,不宜由06级学生整理档案。

2.整理过程中务必认真检查,确保档案材料不能错装。

3.认真填写好缺档和多档情况,以便接下来的档案调整及追踪。

 

4.确保《大学生登记表》不漏归档;确保学生团员、党员材料按规定抽出。

5.务必于上交档案一天以前将填写好的excel总表e-mail发至学生事务管理科,

 

若对以上通知有疑问,请致电学生事务管理科咨询,具体请与以下老师联系。石牌校区:姚老师(85211033)大学城校区:蔡老师(39310042)

                                                                                          华南师范大学学生工作部(处)

                                                                                                   二○○六十四

 

拟稿人:姚轶懿 负责人:胡庭胜

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